مستندنگاری یا مستندسازی در ساده‌ترین شکلش، ثبت و ضبط و ذخیرۀ یک موقعیت است. این موقعیت می‌تواند زندگی یک انسان، سرگذشت یک مکان، اتفاقات تاریخی یا حتی مسائل خیلی ساده‌تر باشد. احتمالاً پس از شنیدن این واژه اولین تصویری که در ذهن ما شکل می‌گیرد، فیلم مستند است. اما این اصطلاح الزاماً به یک مدیوم مصور اشاره ندارد، بلکه می‌تواند فرمی مکتوب هم داشته باشد؛ مثلاً در قالب کتاب یا اسناد منتشر شود. گاهی هم شخصیت اصلی و محوری‌اش نه انسان، که یک صنعت یا سازمان است.
مستندنگاری چیست؟
مستندنگاری (Documentation) به طور کلی به معنای جمع‌آوری داده‌ها، اطلاعات، شواهد و مدارک مرتبط با یک محیط، شیء، سیستم یا فرایند و ثبت آن‌ها است. بسته به این که چه چیزی در حال مستند شدن است، نوع داده‌های جمع‌آوری‌شده هم می‌تواند فرق کند. برای مثال در مستندنگاری محیط‌های طبیعی و مراتع، ممکن است نمونه‌هایی از فضای طبیعی برداشته شوند. یا در حین مستند کردن آثار باستانی، قاعدتاً به سراغ شواهد قدیمی و آثار باقی‌مانده برویم. گردآوری این اطلاعات به ما کمک می‌کند تا موضوع مستند را بهتر توضیح دهیم، توصیف کنیم یا به سازوکار آن پی ببریم. مهم‌ترین هدف مستندنگاری، ساختن آرشیو است؛ به این معنا که نفرات بعدی با گذشته آشنا می‌شوند و از آن برای آینده الهام می‌گیرند.
در چند دهۀ اخیر مفهومی تحت عنوان «مدیریت دانش» رایج شده که یکی از ارکان اصلی آن مستندنگاری است. همین هم باعث شده تا مفهوم مستندسازی بیش از هر چیز با سازمان‌ها گره بخورد و بیشتر به این شکل درک شود. مدیریت دانش یا Knowledge Management از سازمان‌ها می‌خواهد تا به هر نحوی دانش و اطلاعات سازمان را نگه دارند و در اختیار همۀ کارکنان بگذارند. ایدۀ KM این است که مستند کردن پروژه‌ها و فرایندهای داخلی، اصلی‌ترین راه حفظ دانش و تجربه و انتقال آن است. به این صورت افراد مجموعه اشتباهات گذشته را مرتکب نمی‌شوند و از تجربیات گذشته برای موفقیت استفاده می‌کنند.
اما این مستندسازی را نمی‌توان صرفاً به مسائل داخلی و فنی سازمان محدود کرد، بلکه می‌تواند به موضوعات گسترده‌تری هم بپردازد؛ مثلاً به تاریخچۀ شکل‌گیری یک سازمان و رشد برندش. در این حالت ما با مستندنگاری کار روبه‌روییم که هدف اصلی‌اش حفظ گذشته و تاریخ سازمانی است.
در همین زمینه، مقالۀ «داستان سرایی در کسب و کار» را بخوانید.
اهمیت مستندنگاری در کار
مستندنگاری کار نه تنها فعالیت‌های آن بنگاه تجاری را دسته‌بندی و آرشیو می‌کند، بلکه راوی قصه‌های آن‌جا هم هست. این مستند در پس پشت اسناد و آمارهایش به ما می‌گوید که سازمان چطور شکل گرفته، آدم‌هایش چه کسانی بودند، چطور با هم ارتباط داشتند، چگونه مشکلات را پشت سر گذاشتند و به قدرت و اعتبار رسیدند. این مستند نه فقط برای خود آن سازمان که برای محققان و مشتریان هم قابل استفاده است و به آن‌ها امکان می‌دهد آن‌جا را بهتر بشناسند و رابطۀ نزدیک و صمیمانه‌تری با آن برقرار کنند.
سازمان‌ها با آرشیو کردن فعالیت‌ها و اتفاقات روزمرۀ خود، از لحظۀ شکل‌گیری تا کنون، قدم بزرگی در راه مستندنگاری برمی‌دارند. این فرایند چند حسن بزرگ دارد:
- این مستند به عنوان ارثیه‌ای سازمان به جای می‌ماند،
- به هویت سازمان شکل می‌بخشد،
- به تبلیغ و رشد برند آن کمک می‌کند،
- باعث می‌شود ارتباط بهتر و صمیمی‌تری با مشتری برقرار کند،
- برنامه‌ریزی استراتژیک را ممکن می‌سازد،
- باعث نظم و کارایی کسب و کار می‌شود،
- و حتی از نظر حقوقی هم می‌تواند در آینده مفید باشد.
سازمان می‌تواند مستندسازی‌هایش را در سایت، شبکه‌های اجتماعی، گزارش‌های سالانه یا حتی به صورت کتابی مستقل منتشر کند.
چطور مستندنگاری کار را انجام دهیم؟
مستندسازی تاریخ یک کسب و کار و بنگاه اقتصادی در واقع نوشتن قصه و داستان آن سازمان است. و قدم اول در نوشتن هر قصه‌ای جمع‌آوری اطلاعات و داده‌هاست. برای گردآوری داده‌ها می‌توان از راه‌های مختلفی اقدام کرد:
- صحبت با بنیان‌گذاران بنگاه،
- ایده‌هایی که وجود داشته و افق‌هایی که آن‌ها برای سازمان متصور بوده‌اند،
- استناد به اخبار و پوشش‌های رسانه‌ای در مورد شرکت،
- اشاره به لحظات کلیدی سازمان و نقاط عطفش،
- چهره‌های تأثیرگذار آن‌جا،
- خلاقیت‌های سازمان و
- اتفاقات حاشیه‌ای و ماجراهای جالبی که رخ داده.
گرفتن عکس و فیلم و مصاحبه با آدم‌های سازمان و شرکا و ذی‌نفعان از راه‌های جذاب برای گرفتن اطلاعات و خاطرات و لحظات مهم کسب و کار است.
پس از این مرحله، باید شیوۀ نگارش این مستند را مشخص کرد. مثل هر متن مکتوبی، مخصوصاً داستان‌ها، باید لحن و سبک مناسب را بیابیم، توالی روایت را درست کنیم و ساختارش را طراحی کنیم. این‌جا جایی است که می‌توانیم از عکس‌ها و فیلم‌ها و اسناد بهره ببریم و لابه‌لای نوشته‌ها آن‌ها را هم بگذاریم.
اگر احساس می‌کنیم که مسیر نوشتن پیچیده شده یا به بن‌بست خورده‌ایم، می‌توانیم از راهنمایی‌ها و مشورت افراد حرفه‌ای هم بهره ببریم. حتی می‌توانیم نویسندگانی حرفه‌ای استخدام کنیم که این مستندنگاری را برایمان انجام دهند. خیلی از سازمان‌های بزرگ دنیا از همین شیوه برای نوشتن داستان کسب و کار و مستندسازی کار استفاده می‌کنند.
با این‌که این شیوۀ مستندسازی در دنیا سابقه‌ای طولانی دارد ولی در ایران خیلی مرسوم نیست. آثار مکتوب خیلی کمی با هدف مستند کردن کسب و کارها و سازمان‌های ایرانی تولید شده. نشر اطراف برای پر کردن این خلأ مجموعه‌ای با عنوان «مستندنگاری کار در ایران» تدارک دیده که هدفش تاریخ‌نگاری کارخانه‌ها و کسب و کارهای مختلف کشور و ارائۀ روایتی مستند از آن‌هاست. در قالب این مجموعه تا به حال کتاب خاک کارخانه منتشر شده که روایت مستندی از چیت سازی بهشهر است.
شیوا خادمی در این کتاب به سراغ کارخانه‌ای رفته که مدت‌هاست دیگر نیست. چیت سازی بهشهر که زمانی از قدیمی‌ترین و بزرگ‌ترین کارخانه‌های خاورمیانه بود، در فرایند خصوصی‌سازی دهۀ 1370 سقوط کرد و نهایتاً تعطیل شد. او در این کتاب مستند به سراغ کارگران قدیمی چیت سازی رفته و تلاش کرده از لابه‌لای صحبت‌های آنان تاریخ این کارخانه را به نگارش درآورد. رویکرد متمایز خادمی این است که به جای مصاحبه با مدیران و مسئولان، از خرده روایت کارگران استفاده کرده. او این تکه‌ها را مثل پازل کنار هم قرار داده تا ما تصویر روشنی از گذشتۀ باشکوه چیت سازی بهشهر داشته باشیم. جایی که هنوز هم محبوب است و کارگران با افتخار از آن یاد می‌کنند. گرچه چیت سازی بهشهر دیگر نیست ولی این مستندنگاری به ما امکان می‌دهد تا با تاریخ معاصر صنعت ایران بهتر آشنا شویم و دلایل رکود و افول صنایع کشور را بیشتر درک کنیم.
نشر اطراف به زودی مستندنگاری‌های بیشتری منتشر خواهد کرد.
برای خرید کتاب خاک کارخانه به فروشگاه اطراف مراجعه کنید.
شما می‌توانید صفحاتی از این کتاب را به صورت PDF دانلود کنید.
نسخۀ الکترونیکی این کتاب هم در پلتفرم‌های طاقچه و فیدیبو در دسترس است. می‌توانید آن‌ها را بخرید و دانلود کنید.
بدون دیدگاه